Отдел по работе с архивами

Основные задачи и функции Отдела по работе с архивами

Основные задачи Отдела:

1. организация и обеспечение в пределах своей компетенции формирования, сохранности и использования документов Архивного фонда Смоленской области;
2. координация на территории Смоленской области деятельности по вопросам организации хранения, учета и использования архивных документов;
3. развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами местного самоуправления Смоленской области архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. 

Основные функции Отдела: 

Отдел в целях реализации возложенных на него задач вы­полняет следующие функции:

1. ведет в пределах своей компетенции централизованный государст­венный учет документов Архивного фонда Смоленской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Смолен­ской области, физических и юридических лиц;
2. организует в пределах своей компетенции комплектование и хранение документов Архивного фонда Смоленской области в государственных архивах, кон­тролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в указанные архивы;
3. вносит в установленном порядке и в пределах своей компетенции предложений по вопросам передачи права собственности на архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Смоленской области;
4. проводит анализ состояния архивного дела на территории Смоленской области, изучение тенденций и закономерностей его изменений;
5. участвует в определении концепции и стратегии развития архивного дела на территории Смоленской области;
6. осуществляет в пределах своей компетенции контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;
7. осуществляет контроль за соблюдением порядка государственного уче­та документов, их сохранностью и использованием, порядка отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядка создания и хранения их страховых копий;
8. участвует в подготовке проектов и реализации программ развития ар­хивного дела, а также разработке перспективных и текущих планов деятельности областных государственных архивных учреждений;
9. осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой областных государственных архивных учреждений, организацией документов в делопроизводстве органов исполнительной власти Смоленской области, участвует в мероприятиях по развитию на территории Смоленской области сети ведомственных архивов и организации их работы;
10. участвует в организации и проведении в установленном порядке работы по совершенствованию сети и структуры областных государственных архивных учреждений;
11. организует внедрение и использование областными государственными архивными учреж­дениями информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архив­ных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании до­кументов Архивного фонда Смоленской области;
12. вносит руководству Департамента предложения о передачи архивных до­кументов из одного архива, расположенного на территории Смоленской области, в другой;
13. осуществляет проверки в пределах своей компетенции в соответствии с законода­тельством Российской Федерации выполнения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве;
14. оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранности, комплектовании и использовании этих архивов;
15. готовит предложения в Федеральное архивное агентство Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ о передаче архивных документов из архи­вов, расположенных на территории Смоленской области, в архивы, расположенные на территориях других субъектов Российской Федерации;
16. организует экспертизу документов, имеющих долговременное практи­ческое применение, большую научную и историческую ценность, и их отбор на постоянное хранение в архивы, расположенные на территории Смоленской области;
17. рассматривает обращения организаций граждан на получение разрешений на собирание старинных документальных памятников на территории Смоленской области и готовит по ним заключения, ведет регистрацию специальных разрешений Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ на собирание старинных документальных памятников, осуществляет контроль за их собиранием;
18. подготавливает документы Архивного фонда Смоленской области и справочно-информационную литературу о составе и содержании документов, хранящих­ся в архивах, расположенных на территории Смоленской области для опубликования;
19. вносит предложения по рассекречиванию архивных документов, хранящихся в архивах, расположенных на территории Смоленской об­ласти;
20. вносит предложения по повышению квалификаций работников областных государ­ственных архивных учреждений;
21. разрабатывает проекты уставов областных государственных архивных учреждений, находящихся в ведении Департамента, а также измене­ния в уставы этих учреждений;
22. разрабатывает предложения и проекты правовых актов по вопросам, касающимся его деятельности;
23. осуществляет координацию деятельности областных государственных архивных учреждении;
24. организует в пределах своей компетенции выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне в соответствии с законодательством Российской Федерации.