Постановления и распоряжения Администрации Смоленской области

Постановление Администрации Смоленской области от 08.08.2007 № 276

АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 8 августа 2007 г. N 276

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ДЕПАРТАМЕНТОМ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО КУЛЬТУРЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от 22.09.2006 N 343 (в редакции постановления Администрации Смоленской области от 17.10.2006 N 372), Администрация Смоленской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Обеспечение использования архивных документов" (далее также - Административный регламент).

2. Департаменту Смоленской области по культуре (О.Н. Чернова) обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Смоленской области Ю.К. Сынкина.

 

Губернатор
Смоленской области
В.Н.МАСЛОВ

 

Утвержден
постановлением
Администрации
Смоленской области
от 08.08.2007 N 276

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО КУЛЬТУРЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

 

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент разработан в целях улучшения качества и доступности государственной услуги по обеспечению использования архивных документов (далее - государственная услуга).

1.2. Потребителями (пользователями) государственной услуги (далее - пользователи) являются государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.3. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);

- областным законом от 20 декабря 2005 г. N 142-з "О разграничении полномочий органов государственной власти Смоленской области в сфере архивного дела" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2005, N 13 (часть II), с. 66);

- постановлением Администрации Смоленской области от 7 июня 2005 г. N 157 "Об утверждении перечня бюджетных услуг, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Смоленской области" (Смоленская газета, 2005, 16 июня);

- Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 6 июля 1998 г. N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1998, 28 декабря);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая).

1.4. Государственная услуга предоставляется:

- архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре (далее - архивное управление) (организационно-правовое обеспечение и консультирование по предоставлению государственной услуги);

- областным государственным учреждением "Государственный архив Смоленской области" (далее - ОГУ ГАСО), областным государственным учреждением "Государственный архив новейшей истории Смоленской области" (далее - ОГУ ГАНИСО), Вяземским филиалом ОГУ ГАСО (предоставление государственной услуги в читальных залах или других приспособленных для этого помещениях (далее - читальных залах) по месту нахождения).

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1. Конечный результат предоставления государственной услуги - предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальных залах ОГУ ГАСО, ОГУ ГАНИСО и Вяземского филиала ОГУ ГАСО (далее также - областные государственные архивные учреждения).

2.1.2. Место нахождения:

- архивного управления: Российская Федерация, г. Смоленск, Соборный двор, д. 5. Тел. 38-07-19, 35-05-15, тел./факс 38-66-83; e-mail: arhiv@admin.smolensk.ru;

- ОГУ ГАСО: Российская Федерация, г. Смоленск, Соборный двор, д. 5. Тел: 38-65-60, тел./факс 38-45-65;

- ОГУ ГАНИСО: Российская Федерация, г. Смоленск, ул. Ленина, д. 28. Тел. 38-65-48, тел./факс 38-67-92;

- Вяземского филиала ОГУ ГАСО: Российская Федерация, Смоленская область, г. Вязьма, ул. Ямская, д. 4. тел./факс (8-481-31) 6-11-35.

2.1.3. Режим работы архивного управления, ОГУ ГАСО, ОГУ ГАНИСО и Вяземского филиала ОГУ ГАСО:

понедельник     9.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00)
вторник             9.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00)
среда                  9.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00)
четверг              9.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00)
пятница             9.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00)
суббота              выходной день
воскресенье      выходной день

2.1.4. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляются сотрудниками:

- архивного управления - по телефонам 38-66-83 и 35-05-15 и при личном контакте;

- отдела использования и публикации документов ОГУ ГАСО - по телефонам 38-65-60, 38-69-82 и при личном контакте;

- отдела информатизации и использования ОГУ ГАНИСО - по телефону 38-67-92 и при личном контакте;

- Вяземского филиала ОГУ ГАСО - по телефону (8-481-31) 6-11-35 и при личном контакте.

2.1.5. При ответах на телефонные звонки граждан по вопросу получения государственной услуги сотрудники архивного управления и областных государственных архивных учреждений обязаны:

- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги;

- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций.

2.1.6. Основанием для предоставления государственной услуги государственному органу, органу местного самоуправления либо юридическому лицу является письменное обращение.

2.1.7. Основанием для предоставления государственной услуги физическому лицу является его личное заявление, поданное в письменном виде. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.1.8. Обращение, заявление или письмо (далее - обращение) подается на имя руководителя областного государственного архивного учреждения и должно содержать следующие данные: фамилию, имя, отчество, должность, ученое звание, ученую степень пользователя, тематику и хронологические рамки исследования. Обращение может быть заполнено от руки или машинописным способом.

Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем документов, удостоверяющих личность.

2.1.9. Прием обращений и оформление документов для получения государственной услуги осуществляется по адресам, указанным в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента.

2.1.10. При личном контакте с пользователями при наличии разрешения на получение государственной услуги и документа, удостоверяющего личность, сотрудники архивного управления и областных государственных архивных учреждений должны:

- провести консультирование по составу и содержанию фондов архива согласно тематике исследования;

- предоставить для ознакомления Каталог архивных фондов госархива Смоленской области и его филиала в г. Вязьме (советский период) (1987), Каталог архивных фондов госархива Смоленской области и его филиала в г. Вязьме (досоветский период) (1989), Краткий справочник по фондам ОГУ ГАНИСО (1998);

- обеспечить доступ к имеющимся каталогам и картотекам к архивным документам.

2.1.11. Для удобства пользователей читальные залы областных государственных архивных учреждений должны быть оборудованы письменными столами, стульями, иметь хорошее освещение. В них должно быть по возможности обеспечено соблюдение тишины, чистоты и порядка.

2.1.12. Пользователям при наличии технических возможностей по специальному разрешению может быть предоставлено право использовать собственные технические средства: персональные компьютеры, диктофоны, фотоаппараты и видеокамеры.

2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги

2.2.1. После получения разрешения на использование архивных документов в читальных залах областных государственных архивных учреждений пользователь должен быть в пределах 30 минут проконсультирован сотрудником областного государственного архивного учреждения по вопросу заполнения анкеты (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту), бланка заказа (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту) и размещен в читальном зале.

2.2.2. После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю описей дел они должны быть выданы в течение 4 часов в количестве не более 5 описей одновременно.

2.2.3. Описи дел, другие архивные справочники предоставляются пользователям на срок до 5 дней.

2.2.4. После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю архивных дел они должны быть выданы в течение следующего рабочего дня в количестве не более 20 дел одновременно.

2.2.5. При возникновении форс-мажорных обстоятельств, срок предоставления пользователям описей дел, архивных дел, документов и других материалов не должен превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа.

2.2.6. Уникальные архивные документы предоставляются пользователям только по специальному разрешению руководства архива сроком на один день.

2.2.7. Особо ценные архивные документы предоставляются пользователям на срок до 5 дней, остальные дела - на срок до одного месяца.

2.2.8. Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей дел, архивных дел, документов и других материалов согласовываются:

- в ОГУ ГАСО - с заведующим отделом использования и публикации документов;

- в ОГУ ГАНИСО - с заведующим отделом информатизации и использования;

- в Вяземском филиале ОГУ ГАСО - с директором филиала.

2.2.9. Продление сроков использования уникальных и особо ценных архивных документов согласовывается с руководством областного государственного архивного учреждения, при необходимости оформляется новый заказ.

2.2.10. Архивные дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

2.2.11. В течение рабочего дня областного государственного архивного учреждения пользователям предоставляется право работать с описями дел, архивными делами, документами и другими материалами с 9.00 до 17.00 часов.

2.2.12. При каждом посещении областного государственного архивного учреждения для получения государственной услуги пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений.

2.3. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

2.3.1. Государственная услуга предоставляется бесплатно, кроме случаев, предусмотренных пунктами 2.3.5 и 2.3.7 настоящего Административного регламента.

2.3.2. Обращения могут быть высланы в областные государственные архивные учреждения почтовым отправлением или по электронной почте.

2.3.3. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2.3.4. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.3.5. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

2.3.6. Пользователь вправе запросить информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче архивных документов (дел), существующих ограничениях на выдачу документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, в письменной форме. Указанная информация должна быть предоставлена пользователю в течение трех рабочих дней с момента оформления заказа.

2.3.7. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей областных государственных архивных учреждений и физического состояния архивных документов изготавливаются их копии. Заказы на копирование архивных документов оформляются пользователями на специальном бланке (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту). Заказы на копирование исполняются в течение пяти рабочих дней с момента оформления заказа. Услуга по изготовлению копий архивных документов (в том числе и цифровых) по теме исследования является платной.

2.3.8. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласовываются с руководством областного государственного архивного учреждения в каждом конкретном случае.

2.3.9. По просьбе пользователей областные государственные архивные учреждения выдают разрешение на провоз копий архивных документов через государственную границу. Указанное разрешение выдается в течение трех рабочих дней с момента обращения, подписывается руководством областного государственного архивного учреждения и заверяется гербовой печатью.

2.3.10. Областные государственные архивные учреждения не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной им в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению руководителя архивного управления и (или) областного государственного архивного учреждения. Разрешение на использование архивных документов в читальных залах областных государственных архивных учреждений оформляется в виде резолюции руководителя архивного управления и областного государственного архивного учреждения на самом обращении.

3.1.1.1. Резолюция пишется непосредственно руководителем или лицом, его заменяющим, и включает в себя следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителя, содержание поручения, подпись и дату.

3.1.1.2. Резолюция на обращениях граждан стран Балтии или дальнего зарубежья пишется начальником архивного управления. После этого обращение поступает в соответствующее областное государственное архивное учреждение. Гражданина иностранного государства при необходимости может сопровождать переводчик.

3.1.1.3. Резолюция на обращениях гражданин Российской Федерации и стран Содружества Независимых Государств пишется директором областного государственного архивного учреждения.

3.1.1.4. Разрешение на использование архивных документов в помещениях областных государственных архивных учреждений дается на необходимый исследователям срок, как правило, на год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством областного государственного архивного учреждения, разрешившего использование архивных документов.

3.1.1.5. Пользователь с обращением, на котором проставлена резолюция, переходит в отдел использования и публикации документов ОГУ ГАСО или в отдел информатизации и использования ОГУ ГАНИСО, где ему предоставляется государственная услуга в порядке, установленном разделом 2.2 настоящего Административного регламента.

3.1.1.6. Пользователи заполняют анкету установленного образца и знакомятся с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденных Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 6 июля 1998 г. N 51.

3.1.1.7. На каждого пользователя, посетившего областное государственное архивное учреждение более пяти раз в течение календарного года, заводится личное дело, состоящее из обращения с резолюцией, разрешающей доступ к архивным документам, анкеты, заполненной пользователем, и заявок на выдачу архивных документов и научно-справочного аппарата к ним. Указанные документы на пользователей, посещавших областное государственное архивное учреждение менее пяти раз в течение календарного года, формируются в одно дело в алфавитном порядке фамилий пользователей. Личные дела пользователей регистрируются в специальной книге.

3.1.1.8. Данные о пользователях и тематике использования архивных документов заносятся в специальные картотеки.

3.1.2. При личном обращении пользователя все необходимые административные процедуры по предоставлению государственной услуги производятся непосредственно в присутствии потребителя услуги, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления государственной услуги. В случае отказа в предоставлении государственной услуги об этом сразу сообщается потребителю.

3.1.3. При получении обращения по почте (в том числе и электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном обращении. После получения разрешения обращение поступает в отдел использования и публикации документов ОГУ ГАСО или в отдел информатизации и использования ОГУ ГАНИСО, где находится до личного посещения пользователя. В Вяземском филиале ОГУ ГАСО обращение находится у директора до личного посещения пользователя.

3.1.4. Схема последовательности действий при рассмотрении обращений пользователей приведена в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

3.2.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного управления и областных государственных архивных учреждений, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы пользователями во внесудебном порядке и (или) в суд.

3.2.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Департамента определяется федеральным и областным законодательством.

3.2.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.