Отдел архивного дела

Основные задачи и функции отдела архивов и библиотечного дела

Основные задачи Отдела:

• реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Смоленской области;
• содействие развитию архивной деятельности на территории Смоленской области;
• организация и обеспечение в пределах своей компетенции хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Смоленской области;
• развитие и совершенствование совместно с органами государственной власти и органами местного самоуправления Смоленской области архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Основные функции Отдела: 

• участие в разработке и реализации областных государственных программ по развитию архивной деятельности, а также в реализации на территории Смоленской области в установленном порядке мероприятий федеральных целевых программ по указанным вопросам;
• организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Смоленской области;
• ведение в пределах своей компетенции централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Смоленской области, и обеспечение информирования об их составе и содержании органы государственной власти Смоленской области, физических и юридических лиц;
• организация в пределах своей компетенции комплектования Архивного фонда Российской Федерации, контроль за соблюдением установленного порядка передачи документов в архивные учреждения Смоленской области;
• внесение в установленном порядке и в пределах своей компетенции предложений по вопросам передачи права собственности на архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в собственности Смоленской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
• проведение анализа состояния архивного дела на территории Смоленской области, изучения тенденций и закономерностей его изменений;
• осуществление в пределах своей компетенции контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела на территории Смоленской области;
• координация и контроль деятельности областных государственных архивных учреждений;
• подготовка проектов правовых актов, касающиеся вопросов архивного дела;
• осуществление контроля за соблюдением порядка отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядка создания и хранения их страховых копий;
• участие в организации и проведении в установленном порядке работы по совершенствованию сети и структуры областных государственных учреждений;
• осуществление межотраслевого организационно-методического руководства организацией документов в делопроизводстве органов исполнительной власти Смоленской области и других организаций – источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации, участие в мероприятиях по развитию на территории Смоленской области сети ведомственных архивов и организации их работы;
• организация внедрения и использования областными государственными архивными учреждениями информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Смоленской области;
• организация экспертизы документов, имеющих практическое значение, большую научную и историческую ценность, и их отбор на постоянное хранение в архивные учреждения, расположенные на территории Смоленской области;
• оказание методической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке, передаче их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, в подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
• решение в пределах своей компетенции вопросов передачи архивных документов из одного архива, расположенного на территории Смоленской области, в другой;
• подготовка заключений о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности Смоленской области, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
• обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов;
• решение вопросов включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• подготовка документов Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на территории Смоленской области, и справочно-информационную литературу о составе и содержании документов, хранящихся в архивных учреждениях Смоленской области, для опубликования;
• организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;
• внесение предложений по рассекречиванию архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Смоленской области.